11 rotinas do setor financeiro que você pode terceirizar

Você tem ideia do quanto as rotinas do setor financeiro custam para sua empresa? 

Se ainda não parou para calcular, é recomendável que faça isso.

Ao reunir os dados, considere não apenas o dispêndio de dinheiro em estrutura e equipes, mas também o custo de oportunidade. 

Se não precisasse gastar para cuidar de rotinas financeiras, onde você empregaria tais recursos?

Ao longo deste conteúdo, descubra como e quando a terceirização pode reduzir gastos e tornar o dia a dia da sua empresa muito mais produtivo. 

Rotinas do setor financeiro: quanto tempo elas tomam de você?

As rotinas do setor financeiro são tarefas burocráticas e repetitivas, mas que precisam ser executadas criteriosamente. 

Não há como fugir. 

Ou você mantém o setor organizado ou corre o risco de perder dinheiro e ir à falência.

Muitos empreendedores dedicam muito tempo e energia à organização das rotinas do setor financeiro, sendo eles mesmos os responsáveis pelas funções. 

Outros fazem o que podem, deixando o setor aquém das necessidades básicas.

Uma pesquisa (em inglês) sobre gerenciamento de tempo da The Alternative Board mostra que os empresários gastam apenas 32% do tempo em atividades realmente estratégicas.

No restante do tempo, ficam presos a rotinas operacionais de pouca relevância ou lidando com problemas urgentes causados pela falta de planejamento. 

Sendo assim, para abrir espaço na agenda você tem dois caminhos: 

1. Contratar pessoas para cuidar das rotinas operacionais financeiras

2. Terceirizar (uma parte ou toda rotina) a uma empresa com capacidade técnica para tal.

A julgar pelo crescimento em escala do BPO financeiro, não é difícil deduzir que a segunda opção tem diversas vantagens competitivas em relação à primeira. 

Então, sempre que for possível terceirizar uma rotina financeira ou contábil, é recomendável que você analise essa possibilidade com carinho.

11 importantes rotinas do setor financeiro e contábil

As tarefas financeiras e contábeis que relacionamos abaixo são parte do dia a dia em empresas de diversos segmentos e portes variados.

Sem dar atenção a elas, o empreendedor corre riscos desnecessários, colocando a própria sobrevivência do negócio à prova.

Mas isso não significa gerenciar diretamente cada uma delas, como veremos mais à frente.

Agora, conheça detalhes e entenda a importância de cada rotina.

1. Gestão de fluxo de caixa

A gestão de fluxo de caixa geralmente é uma rotina diária, que consiste no mapeamento de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa.

Precisa registrar todas as operações, do contrário, pode refletir uma situação financeira distinta da realidade.

A partir de um fluxo de caixa organizado, a empresa consegue ter uma visão clara do capital de giro, o oxigênio de que todo negócio precisa. 

2. Contas a pagar e a receber

A gestão das contas a pagar e a receber deve ser cirúrgica, na vírgula, sob pena de apresentar resultados imprecisos.

Muitas empresas não sabem ao certo o quanto devem nem o quanto têm a receber. 

A contabilidade chama isso de passivos e ativos circulantes. 

O empreendedor precisa ter esses dados exatos para projetar o capital de giro e o fluxo de caixa futuro. 

O ideal é que as contas a receber sejam sempre maiores do que as contas a pagar.

3. Conciliação bancária

O objetivo da conciliação bancária é fazer a conferência entre o saldo que consta nos relatórios contábeis e o saldo das contas bancárias. 

Essa também é uma das rotinas do setor financeiro que podem ser terceirizadas sem preocupações quanto ao acesso de um terceiro às contas da empresa. 

O prestador de serviços fará apenas consulta ao saldo bancário, sendo restritas movimentações de qualquer natureza. 

4. Emissão de balancetes

A emissão de balancetes pode ocorrer em diferentes períodos de tempo: semanal, quinzenal ou mensal. 

Apesar de não serem obrigatórios, os balancetes são ferramentas que informam a posição financeira das empresas perante seus stakeholders: sócios, entidades de classe ou investidores.

5. Demonstrações contábeis anuais

Na mesma linha, as demonstrações anuais também podem ser feitas dentro dos padrões exigidos pelas normas contábeis.

As principais são: balanço patrimonial, DRE, DFC (Demonstração de Fluxo de Caixa), notas explicativas e DMPL (Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido).

6. Elaboração de folha de pagamento e pró-labore

A folha de pagamento e o pró-labore são tarefas corriqueiras, mas que demandam tempo e atenção. 

Afinal, pode haver horas-extras a serem lançadas, impostos e taxas a serem descontados, guias a serem emitidas, etc.

Um parceiro qualificado tira isso de letra.

7. Apuração do PIS, COFINS, CSLL, IRPJ

Essa é uma função que pode ser mais ou menos trabalhosa, dependendo do regime tributário.

Empresas optantes pelo Simples Nacional reúnem em uma única guia todos os tributos citados acima.

Empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real precisam de uma contabilidade mais detalhada para não ter problemas com o Fisco. 

8. Escrituração Contábil Digital (ECD)

Obrigatório para algumas empresas, a ECD é uma versão online da escrituração em papel. 

Tem como propósito transmitir à Receita Federal, por meio do SPED, a versão digital do livro diário, livro razão, balancetes e balanços. 

9. Cobrança administrativa e judicial

Esse é um trabalho que exige uma régua de cobrança eficiente. 

Toda empresa que vende a prazo, principalmente as que fazem financiamento próprio, lida com algum nível de inadimplência. 

O problema é quando a inadimplência começa a aumentar desordenadamente. 

Sem uma cobrança eficaz, a saúde financeira do negócio pode ser seriamente comprometida.

10. Monitoramento e análise de indicadores

Os indicadores de desempenho funcionam como o painel de um carro: mostram a situação do funcionamento das “engrenagens”.

Margem de lucro, faturamento, endividamento, capital de giro, dentre outros indicadores, podem ser monitorados através de boas ferramentas de Business Intelligence.

Ao terceirizar esse serviço, o gestor tem acesso a relatórios intuitivos e ilustrados, inclusive em tempo real.

11. Projeção orçamentária

Planejar e projetar o orçamento significa contar com uma ferramenta que vai mapear receitas, custos e despesas.

É um esforço que permite definir objetivos de forma assertiva, incluindo aí possíveis projetos de crescimento da empresa.

Mas não basta apenas olhar para a frente: a análise dos resultados é fundamental para projetar o futuro do negócio.

Reunir dados, fazer cálculos e planejar investimentos são etapas dessa projeção orçamentária – uma rotina que pode ser terceirizada com segurança e eficiência.

Por onde começo a terceirizar as rotinas financeiras e contábeis?

A terceirização de rotinas do setor financeiro e contábil deve ser feita com critério, afinal, você entregará a um terceiro a gestão dos números do seu negócio. 

É possível terceirizar várias funções operacionais ou apenas uma parte, dependendo do perfil e das necessidades de cada organização.

O que vimos neste conteúdo representa apenas alguns exemplos. 

Muitas outras rotinas relacionadas à gestão financeira podem ser terceirizadas a uma empresa especializada, resultando em mais eficiência para a sua empresa. 

Para fazer isso com qualidade, você precisa:

1. Definir quais rotinas terceirizar: pode ser uma, algumas ou diversas tarefas operacionais financeiras e contábeis

2. Encontrar um parceiro estratégico: mais do que um prestador de serviços, a empresa que você contratar precisa ter experiencia, infraestrutura, soluções tecnológicas e pessoal qualificado

3. Cuidar dos detalhes da transição: a transferência das tarefas internas para o prestador de serviços deve ser feita sem atropelos. Leva um tempo até todos se acostumarem, mas se você estabelecer um roteiro, isso fica mais fácil.

Viu só como a terceirização de rotinas do setor financeiro é perfeitamente possível e viável? 

Se você está considerando essa opção, conheça o BPO financeiro da Gerencial Contabilidade, Auditoria e Consultoria. 

Com a gente, você ganha mais tempo para focar no seu negócio, reduz custos e despesas e tem acesso às informações de qualquer hora e lugar. 

Gostou? Então, marque uma hora para conversar com a gente.