Gestão de folha de pagamento: como fazer e quando terceirizar
28 Junho, 2022
A gestão de folha de pagamento corresponde a um dos aspectos mais importantes da relação empresa-colaborador.
Afinal, estamos falando da remuneração mensal pelo trabalho prestado e também dos direitos fundamentais expressos na legislação.
Quem recebe o contracheque no final do mês nem imagina a quantidade de procedimentos que uma gestão de folha de pagamento passa até o fechamento.
Todos os detalhes são tratados à luz da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), considerando não apenas a composição dos proventos, como também os descontos.
Quer saber como fazer e quando terceirizar a gestão de folha de pagamento em sua empresa?
Então, continue a leitura!
O que é gestão de folha de pagamento?
Gestão de folha de pagamento é o gerenciamento de todos os processos relacionados à remuneração e aos direitos e deveres trabalhistas da empresa e dos colaboradores.
Envolve também a entrega de obrigações acessórias, informações trabalhistas que devem ser prestadas ao governo por meio da plataforma do e-Social.
Para fazer corretamente a gestão de folha de pagamento, é importante que a empresa tenha mecanismos de registro e documentação da rotina de todos os membros da equipe.
Algumas rotinas precisam de registro diário, como:
-Apuração e ajuste de hora extra
-Apuração e ajuste de faltas
-Banco de horas.
Outras são eventuais, como:
-CAGED (sempre que houver demissões ou admissões)
-Cálculo de rescisão (quando alguém se desligar da empresa)
-Cálculo de férias
-Lançamento de adiantamentos
-Advertências ou suspensões.
Mensalmente, por ocasião do fechamento da folha de pagamento, o gestor do Departamento de Pessoal também deve:
-Calcular a folha de pagamento
-Calcular INSS, FGTS e IRRF
-Conferir convênios e contribuições
-Verificar pensões alimentícias, entre outros.
Como vimos, há uma série de procedimentos que precisam ser sistematizados de maneira a evitar erros que causem prejuízos à empresa ou ao colaborador.
Importância de uma gestão eficiente da folha
Com o surgimento de sistemas tecnológicos modernos e sofisticados, a gestão de folha de pagamento também ficou mais prática.
A automatização de processos tem contribuído para um ganho significativo de produtividade, ao mesmo tempo em que reduz riscos de erros e inconsistências.
Com a obrigatoriedade do e-Social, o nível de fiscalização também aumentou, o que exige ainda mais dedicação à gestão de folha de pagamento.
A empresa pode ser severamente punida, por exemplo, se não enviar a folha de pagamento corretamente, não informar a admissão no prazo certo ou não depositar o FGTS do trabalhador.
Em casos de reincidência, a multa fica ainda mais pesada.
Uma boa gestão de folha de pagamento, portanto, evita problemas com os órgãos de fiscalização e também entre a empresa e o colaborador, como os indesejáveis desligamentos prematuros ou processos trabalhistas.
Como fazer a gestão da folha de pagamento
Os procedimentos burocráticos, como vimos nos tópicos anteriores, fazem parte da gestão de folha de pagamento, mas há maneiras de fazer uma gestão eficiente e sem perda de tempo.
Veja algumas dicas:
Defina claramente a política de remuneração
Ao criar a estrutura de cargos e salários, defina com clareza a política de remuneração de sua empresa.
Dependendo do tipo de atividade a ser executada, pode ser interessante oferecer uma remuneração fixa, variável ou híbrida.
Certifique-se de que a decisão tenha respaldo da CLT e comunique as normas de maneira clara aos colaboradores.
Crie estratégias de otimização da mão de obra
Dependendo do ramo ou segmento no qual sua empresa atua, a folha de pagamento pode representar até 20% ou mais do faturamento.
Criar estratégias de otimização de mão de obra, seja adotando mecanismos mais eficientes de produção ou terceirizando parte das atividades, certamente contribui com a redução da estrutura de custo.
Automatize o registro de ponto
Mesmo que sua empresa não seja obrigada por lei a instalar ponto eletrônico, o registro automatizado da carga horária dos colaboradores é essencial para facilitar a gestão da folha de pagamento.
Além dos dispositivos fixos, é possível registrar a jornada de trabalho também por meio de aplicativos instalados em tablets e smartphones.
Automatize o fechamento da folha de pagamento
Quanto ao processo de fechamento da folha de pagamento em si, esse é um trabalho que também pode ser automatizado com facilidade.
Algumas plataformas online de gestão de pessoal se encarregam de fazer os cálculos, emitir guias e enviar as obrigações acessórias de maneira prática e eficiente.
O que é terceirização da folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento é a realização do trabalho de apuração e fechamento dos contracheques por uma empresa terceirizada, como um escritório de contabilidade com expertise na área de pessoal.
Em geral, a mesma empresa que cuida das demandas fiscais e contábeis oferece também serviços de assessoria e consultoria trabalhista a seus clientes, incluindo a gestão da folha de pagamento.
Vantagens de terceirizar a gestão da folha
A gestão da folha de pagamento, como vimos, pode ser feita tanto internamente quanto por serviços terceirizados.
Para a grande maioria das empresas, sobretudo as de pequeno e médio porte, o BPO (Business Process Outsourcing) de Recursos Humanos é a opção mais indicada.
Terceirizar a folha de pagamento oferece diversas vantagens, dentre as quais, destacam-se:
1. Redução de custos e despesas com pessoal, equipamentos e sistemas de gestão de RH
2. Profissionalização da gestão da folha de pagamento, ao contar com a parceria de uma empresa especializada no assunto
3. Redução do risco de erros e inconformidades que podem resultar em processos trabalhistas e outras penalidades.
Além do mais, vale ressaltar que as empresas especializadas em BPO de RH acompanham de perto os dissídios coletivos e estão sempre atualizadas quanto às mudanças na legislação.
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